Cele mai bune sfaturi privind eticheta prin e-mail

Am asistat cu toții la angajatul care a lovit accidental „răspunde tuturor” pe un e-mail la nivelul întreprinderii, trimițând comentarii mai puțin decât măgulitoare despre șeful întregului birou- inclusiv șeful - mai degrabă decât doar prietenul lor. Și de câte ori suntem vinovați că nu răspundem la un e-mail într-un interval de timp prompt - sau cineva care nu răspunde la noi atunci când avem într-adevăr nevoie de un răspuns urgent?

Cu un muncitor american care cheltuiește un sfert de săptămână să săpați de sub numărul aparent nesfârșit de e-mailuri care invadează căsuțele de e-mail zilnic (și mai mult dacă contați timp pentru a răspunde la chaturi instantaneu platforme de mesagerie, cum ar fi Slack și Google Hangouts), nu este surprinzător faptul că încălcările etichetelor prin e-mail, dacă nu chiar o eroare gravă, pot apărea cu consternare regularitate. Doriți să vă ajutați să vă mențineți inbox-ul un loc de civilitate și amabilitate? Iată regulile de aur ale etichetelor de e-mail de afaceri, multe dintre ele putând fi urmate atât în ​​viața personală, cât și în cea profesională.

Trimiteți e-mailuri cu linii de subiect curente, ștergătoare

În afară de spam-ul nesfârșit, nu este mult mai enervant decât să fii nevoit să răspunzi prin 10.000 de e-mailuri cu aceeași subiect pentru a găsi cea cu informațiile de care ai nevoie. Dacă mesajul dvs. abordează un subiect nou, simplificați viața tuturor și faceți-vă mult mai populari, pornind un nou e-mail sau cel puțin actualizând subiectul.

Expert de etichete, autor al Etichetă modernă pentru o viață mai bună, și fondator al Școala de protocol din Texas, Diane Gottsman, crede că unul dintre cei mai mari directori de animale de companie peeves și echipa lor nu știe la ce răspund. „În urmă cu o lună, este posibil să fi scris„ Mulțumiri pentru prânz ”în subiect. Acum vorbești despre o nouă trimitere pe care vrei să o trimiți cuiva, deci începe un nou e-mail. Apoi, dacă au nevoie să caute acel e-mail, îl pot face după subiect. "

Dacă vă preocupă faptul că un e-mail nou nu îl va face prin firewall-ul destinatarului sau este posibil să nu-și reamintească cine sunteți din ultima dată când ați comunicat, Gottsman spune că este permis să răspundeți la ultima dvs. corespondenţă. În acest fel, persoana poate să se întoarcă prin corespondența ta veche și să se familiarizeze cu cine ești. „Dar cheia este să schimbați subiectul”, spune ea.

Prioritizați Mesajele primite pe Urgență

Uneori, când ești îngropat într-o grămadă de e-mailuri extrem de grea și simți că nu vei vedea niciodată lumina, ar putea fi necesar să durezi mai mult de o zi pentru a le răspunde tuturor. Etichetă de afaceri dictează că e-mailurile trebuie returnate într-o zi, dar chiar și Gottsman spune: „Uneori este nevoie de două zile pentru a reveni la cineva. Cât de rapid trebuie să răspundeți depinde cu adevărat de importanța e-mailului și de cine este persoana care a trimis-o. Vor fi unii care vă sună la rece sau vă plâng. Nu aveți obligația de a returna fiecare e-mail pe care îl primiți. "

Pe de altă parte, dacă ați trimis un e-mail sensibil la timp și nu ați primit un răspuns prompt, este în protocolul adecvat să ridicați telefon și sună-ți colegul. Vorbind despre lupte sensibile la timp, nu plânge - indiferent cât de mult vrei doar un răspuns. „Nu sensibilizați urgența”, spune Gottsman. „Nu totul este un apel 911. Dacă senzationalizați o situație pentru a le atrage atenția, veți pierde credibilitatea. Dacă într-adevăr nu este urgent, nu scrieți „urgent”. Și dacă este atât de important, trebuie să ridicați telefonul și să sunați. ”

Fața în față își are locul

Înainte de e-mail, oamenii discutau probleme dificile față în față. În zilele noastre, lucrurile grele, atât personale, cât și profesionale, sunt adesea tratate printr-un ecran de computer. Poate face conversații incomode mai puțin, dar asta nu înseamnă că este ceea ce trebuie să facă, potrivit Gottsman. „Pur și simplu nu ar trebui să dați vești proaste prin e-mail”, spune ea. „Tot ceea ce este foarte sensibil trebuie să fie manipulat în persoană sau cel puțin ureche-la-ureche. Nu concediați pe cineva prin e-mail. Nu dați informații serioase prin e-mail decât dacă este absolut necesar. "

Cum închei un lanț de e-mail?

Pur și simplu nu se vor opri, indiferent din motive. Ți-e teamă să-l oprești, pentru că nu vrei să te insulte. Vei petrece veșnicia făcând același dans, zi după zi? Când se va termina vreodată? Desigur, lanțul de evenimente extraordinare despre care vorbim este bucla de e-mail aproape eternă a „mulțumesc” și Corespondența de afaceri „plăcerea mea” în care uneori ne putem bloca, deoarece nimeni nu are idee cum să încheie aceasta. Gottsman spune: „Mergi înainte și înapoi o dată. Vă trimiteți un e-mail, „Mulțumesc”. Îi trimit pe e-mail, „plăcerea mea”. Si asta e. Este ca o strângere de mână - cineva trebuie să dea drumul. "

Mai puțin este întotdeauna mai mult

Și deși ne ocupăm de e-mailuri interminabile, atunci când sunteți inclus într-un e-mail „răspundeți la toate”, fie personal sau profesionist, nu răspundeți automat tuturor celor din subiect. Gândiți-vă la ceilalți destinatari. Șansele sunt bune că nu toată lumea trebuie să citească răspunsul dvs. și poate fi nu numai distractivă, ci și enervantă, pentru a primi notificări după notificarea noilor e-mailuri pe celula dvs. atunci când nu au absolut nimic de-a face tu.

Păstrați-l tonifiat în alte moduri și pe e-mailurile de afaceri. Evitați-vă de emoji și prea multe puncte de exclamație, care pot părea tinere. Lipiți un font clasic, curat, ușor de citit în negru și folosiți saluturi profesionale și verbege. De asemenea, fiți conștienți de faptul că, de cele mai multe ori, umorul nu se traduce bine comunicare digitalăsau diferite culturi și generații. „Email-ul este doar o extensie a dvs.”, spune Gottsman. „Asigurați-vă că faceți o verificare ortografică, folosind punctuația corectă și nu folosiți litere mici cu minuscule la începutul unei propoziții. Pentru ca este făcând impresie asupra destinatarului, chiar dacă este un e-mail personal. "

Ilustrații de Mary Fama.